Einführung der Elektronischen Schutzrechtsakte für Marken und Geografische Herkunftsangaben im März 2015

Mitteilung Nr. 4/15
>der Präsidentin des Deutschen Patent- und Markenamts mit Hinweisen zur Einführung der Elektronischen Schutzrechtsakte für Marken und Geografische Herkunftsangaben im März 2015
Vom 22. Dezember 2014

Serviceänderungen und -einschränkungen in der Einführungsphase

Das Deutsche Patent- und Markenamt wird am 23. März 2015 die Elektronische Schutzrechtsakte für Marken und Geografische Herkunftsangaben einführen.

Mit dem weiterentwickelten IT-System DPMAmarken werden künftig auch alle Verfahren in Markensachen und zu Geografischen Herkunftsangaben – wie bereits bei Patenten und Gebrauchsmustern – vollständig elektronisch bearbeitet. Auch an einer Markenakte können dann mehrere Verfahrensschritte gleichzeitig vorgenommen werden. Interne Registraturarbeiten, Botenwege sowie Post- und Aktentransporte zwischen den Dienststellen und -gebäuden entfallen weitgehend. Für die Anmelderinnen und Anmelder sowie für andere Beteiligte sind zügigere Bearbeitungs- und Benachrichtigungszeiten von Vorteil. Voraussichtlich im Laufe des Jahres 2016 wird schrittweise eine komfortable Akteneinsicht in die Akten eingetragener Marken über das Internet ermöglicht.

Im Vorfeld sind aufwändige Maßnahmen im DPMA erforderlich, um einen möglichst reibungslosen Übergang zur vollelektronischen Bearbeitung zu gewährleisten. Ziel ist es, den gewohnten Service auch im Umstellungszeitraum, der bereits Mitte Februar 2015 beginnt, zu bieten.

Dennoch bitten wir Sie um Verständnis für einige unvermeidbare Einschränkungen und um die Beachtung folgender Hinweise:

1. Behandlung von Posteingängen und Einschränkungen in der Verfahrensbearbeitung in der Zeit vom 23. Februar bis 22. März 2015

a) Generelle Hinweise
Ab 23. Februar 2015 werden sämtliche Posteingänge digitalisiert und können grundsätzlich erst ab 23. März 2015 bearbeitet werden. Im Zeitraum vom 9. bis 22. März ist eine Verfahrensbearbeitung grundsätzlich nicht möglich. Elektronische Markenanmeldungen über DPMAdirekt bzw. DPMAdirektWeb werden allerdings ununterbrochen entgegengenommen.

b) Anträge auf Ausstellung von Prioritätsbelegen
Anträge auf Ausstellung eines Prioritätsbelegs müssen in den Fällen, in denen die Prioritätsfrist Ende Februar oder im März 2015 abläuft, bis zum 16. Februar 2015 beim DPMA eingehen. Nur so kann eine rechtzeitige Bearbeitung sichergestellt werden. Es wird empfohlen, ausschließlich das Formblatt A 9165 zu verwenden.

c) Anträge auf Akteneinsicht
Anträge auf Einsicht in die Akten eingetragener Marken, die vor dem 16. Februar 2015 eingegangen sind, können voraussichtlich noch bis zum 6. März 2015 bearbeitet werden. Später eingehende Anträge können erst ab 23. März bearbeitet werden, wobei in den ersten Wochen ggf. mit Verzögerungen zu rechnen ist.

Bei der Bearbeitung von Anträgen auf Einsicht in die Akten von Markenanmeldungen, über die bis zum 6. März 2015 noch nicht entschieden wurde, muss mit einer Verzögerung von mindestens zwei Wochen gerechnet werden.

2. Hinweise zur Einreichung von Anmeldungen, Anträgen und sonstigen Eingaben ab 23. Februar 2015

Bei der Einreichung von Eingaben ab 23. Februar 2015 (Eingang im DPMA) beachten Sie bitte die folgenden Hinweise:

a) Zentrale Postanschrift und Telefaxnummer in Markensachen
Anmeldungen und sonstige Anträge bzw. Schreiben in Markensachen und zu Geografischen Herkunftsangaben sind künftig ausschließlich an die zentrale Postanschrift (Deutsches Patent- und Markenamt, 80297 München) bzw. per Telefax an die zentrale Telefax-Nr. des Markenbereichs (+49 (0)89/2195-4000) zu senden. Gehen Poststücke in anderen Dienststellen bzw. -gebäuden bzw. über andere Telefax-Anschlüsse ein, führt dies zu Bearbeitungsverzögerungen.

b) Anträge zu verschiedenen Schutzrechtsarten bzw. Marken
Reichen Sie Anträge zu verschiedenen Schutzrechtsarten (z. B. Patent, Marke, Design) in getrennten Schriftsätzen ein.

Anträge, die mehrere Marken betreffen (z. B. Änderungen von Anschriften, Vertreterbestellungen/-niederlegungen), reichen Sie bitte nur einmal unter Angabe der Aktenzeichen bzw. Registernummern aller betroffenen Marken ein.

c) Verwendung von Formblättern
Es wird empfohlen, für Anmeldungen und Anträge stets die vom DPMA im Internet zur Verfügung gestellten Formblätter zu verwenden, soweit ihre Verwendung nicht ohnehin vorgeschrieben ist. Die Formblätter sollten nach Möglichkeit elektronisch ausgefüllt werden, da nur dann eine korrekte Formularerkennung im Rahmen der Digitalisierung der Dokumente gewährleistet werden kann. Ändern Sie die vom DPMA herausgegebenen Formulare nicht ab; fügen Sie stattdessen bei Bedarf ein gesondertes Anschreiben bei.

d) Absehen von der Nachreichung des Originals bei wirksamer Telefax-Übermittlung, Ausnahme: Übermittlung von Markenwiedergaben
Bei Eingaben, die wirksam bzw. fristwahrend per Fax eingereicht werden können, sehen Sie bitte grundsätzlich davon ab, das Original nachzureichen. Dies gilt jedoch nicht für die Übermittlung von Markenanmeldungen bzw. Nachreichungen der Wiedergabe der Marke, ausgenommen reine Wortmarken. Denn in einigen Fällen, insbesondere bei farbig einzutragenden Marken, wird erst mit dem Eingang des Originals der Anmeldetag begründet. Zudem genügt die Qualität der Wiedergabe der Marke bei Übermittlung per Fax – auch bei schwarz/weiß einzutragenden Marken – regelmäßig nicht den Anforderungen für die Veröffentlichung.

e) Einreichung von Mehrfachexemplaren, Ausfertigungen bzw. Abschriften, öffentlichen Urkunden
Es ist künftig regelmäßig nicht mehr erforderlich, Anträgen und sonstigen Eingaben Mehrfachexemplare beizufügen oder Unterlagen erneut einzureichen, die dem DPMA bereits vorliegen. Für bestimmte Nachweise ist ferner die Übersendung von Kopien statt Originalurkunden grundsätzlich ausreichend.

Im Einzelnen:

• Markenanmeldungen muss nur noch ein Exemplar der Wiedergabe der Marke beigefügt werden.
• Verzeichnisse der Waren und Dienstleistungen, die einer Anmeldung als Anlage beigefügt werden, müssen nicht mehr in doppelter Ausfertigung eingereicht werden.
• Anträgen auf Teilung bzw. Teilübertragung einer Marke müssen keine Markenwiedergaben bzw. Unterlagen der ursprünglichen Anmeldung mehr beigefügt werden.
• Anträgen auf Ausstellung eines Prioritätsbelegs müssen keine Abschriften oder Kopien der Anmeldungsunterlagen mehr beigefügt werden. Die Mitteilung der Präsidentin Nr. 5/2011 vom 28. April 2011 wird insoweit aufgehoben. Das heißt, lediglich für das Schutzrecht Design sind bis auf Weiteres noch Abschriften der Anmeldungsunterlagen beizufügen. Die notwendigen Abschriften der Markenanmeldungsunterlagen werden künftig ausschließlich durch das DPMA gefertigt. Hierfür wird keine Dokumentenpauschale erhoben.
• Schriftstücken in mehrseitigen Verfahren müssen grundsätzlich keine Abschriften für die übrigen Beteiligten mehr beigefügt werden. Das DPMA fertigt diese Abschriften künftig selbst an, ohne dass hierfür Kosten erhoben werden. Ausgenommen hiervon sind Eingaben, für die das DPMA auf Grund ihrer Beschaffenheit keine Abschriften anfertigen kann (z. B. Modelle, Warenmuster, Kataloge usw., die beispielsweise zur Glaubhaftmachung der rechtserhaltenden Benutzung eingereicht werden); diesbezüglich sind in mehrseitigen Verfahren auch weiterhin zusätzliche Exemplare für die übrigen Verfahrensbeteiligten einzureichen.
• Im Zusammenhang mit Anträgen auf Eintragung eines Rechtsübergangs, einer Verpfändung bzw. eines sonstigen dinglichen Rechts, einer Maßnahme der Zwangsvollstreckung oder eines Insolvenzverfahrens (§§ 28 ff. DPMAV) reichen Sie bitte nur Kopien von Unterlagen als Nachweis für die jeweilige Änderung ein. Sofern in Einzelfällen der Nachweis nur mittels Originaldokumenten geführt werden kann (z. B. vollstreckbare Ausfertigung eines Urteils, Ausfertigung eines Erbscheins), wird das Original gesondert angefordert.
• Doppel zu Eingaben in Markensachen, die eingereicht werden, um als Eingangsbestätigung zu dienen, können aus verfahrenstechnischen Gründen nicht mehr zurückgesandt werden.

3. Veröffentlichungen in DPMAregister und im Markenblatt, Datenbezug
Die Daten des elektronischen Markenregisters stehen ununterbrochen in DPMAregister zur Verfügung. Im Zeitraum vom 9. bis 22. März 2015 wird der Datenbestand allerdings nicht aktualisiert.

Die Hefte 15 bis 17/2015 des Markenblatts werden voraussichtlich keine bzw. nur wenige Veröffentlichungen beinhalten.

Die vorgenannten Einschränkungen gelten entsprechend für den Bezug dieser Daten über DPMAdatenabgabe bzw. DPMAconnect.

Für die Beachtung obiger Hinweise danken wir schon im Vorhinein.

Aktuelle Informationen zur Einführung der Elektronischen Schutzrechtsakte für Marken und Geografische Herkunftsangaben erhalten Sie auf den Internetseiten des DPMA.

Die Präsidentin des Deutschen Patent- und Markenamts
Cornelia Rudloff-Schäffer

Quelle: DPMA